• Программы
• Интернет
• Операционные системы
• Безопасность
• Утилиты

• Бизнес
• Интернет
• Безопасность
• Market
• Softbox
• Telecom

Как управлять предприятием через веб? Обзор TeamWox

Страница 1: Как управлять предприятием через веб? Обзор TeamWox

В современной организации с любой численностью сотрудников важно поддерживать эффективное управление ресурсами. Для этого можно применять различные технологии, позволяющие автоматизировать стандартные или линейные процессы. К ним относятся, например, назначение и передача заданий, работа с контрагентами компании, внутренний документооборот, поиск контента в корпоративной информационной системе, электронная коммерция. Каждая компания может решать эти задачи по-разному: устанавливая несколько программных продуктов и настраивая взаимосвязи между ними или же выбирая единое решение для организации информационного пространства. В идеальном варианте последнее должно быть недорогим, простым в настройке и удобным в использовании продуктом. Обычно подобным требованиям удовлетворяют веб-ориентированные системы, которые являются объединением нескольких информационных систем в рамках единого интерфейса. В сегодняшнем материале мы рассмотрим продукт TeamWox, разработанный для организации управления ресурсами предприятия, который как раз и может выступать в роли корпоративной информационной системы.

Выбор дистрибутива и установка

Система TeamWox предоставляется в двух версиях – как программное обеспечение для установки на локальном сервере организации и как SaaS, то есть "ПО как услуга". В первом случае компании необходимо выбрать нужный ей тип лицензирования – он зависит от количества пользователей (до 10, 25, 50 или неограниченно), которые могут работать в системе. Дополнительно можно приобрести подписку на последующие обновления продукта и на право приоритетной технической поддержки сроком на год (при покупке TeamWox в течение 12 месяцев эти услуги будут также оказываться в полном объеме). Во втором случае условия лицензирования едины – за фиксированный ежегодный платеж организация получает доступ к удаленному серверу, на котором установлен продукт, а его техническое сопровождение осуществляет разработчик. Помимо этого, компания получает право подключать к TeamWox любое количество пользователей.

Для работы TeamWox потребуется домен и внешний IP-адрес

Если рассматривать вариант с установкой системы на корпоративный сервер, следует признать, что разработчик предусмотрел максимально простой и практичный сценарий работы инсталлятора. Пользователь последовательно вводит необходимые параметры – IP-адрес и доменное имя, после чего он сможет попасть в веб-интерфейс системы, проходит регистрацию продукта, а также создает учетную запись корневого администратора. Заметим, что TeamWox предполагает гибридный режим работы – доступ к системе может осуществляться как традиционным образом – через интернет после ввода соответствующего URL для входа в интерфейс (у сервера должен быть публичный статический IP-адрес) - так и локально в интранет-сети компании. Согласно требованиям разработчика пользователю необходимо указывать реально существующие и принадлежащие ему домены, поскольку, во-первых, именно через них будет осуществляться доступ в систему, а, во-вторых, файл лицензии содержит сведения о доменном имени и в случае его смены владельцу TeamWox потребуется обращение в техподдержку.

Конфигурация сервера для TeamWox| Конфигурация сервера, на который может производиться установка TeamWox, достаточно практична – это может быть компьютер под управлением Windows XP SP2 и выше, включая Windows 7, с 1 Гб ОЗУ и 2 ГГц центральным процессором и выше. В качестве СУБД используется open-source решение Firebird, в котором сохраняются все данные TeamWox.

В ходе работы инсталлятора могут возникнуть ситуации, при которых завершение установки сервера невозможно, поскольку в системе отсутствует свободный локальный IP-адрес или заблокированы соединения на 443 порт (поскольку TeamWox работает через HTTPS). Решить эти проблемы можно только путем детальной настройки межсетевого экрана и сетевых подключений в Windows. После инсталляции также возможна ситуация с объявлением веб-браузером SSL-сертификата недействительным – в этом случае необходимо или добавить исключение, или на платной основе зарегистрировать персональный сертификат.

Приступая к работе

После успешной установки TeamWox на сервер и авторизации в системе пользователь попадает в основную консоль управления. Она представляет собой веб-страницу с интерактивными элементами, разделенную на несколько зон. В верхней части присутствует навигационная панель, открывающая доступ к основным модулям TeamWox – управления задачами, почтового клиента, хранилища документов, сервис-деска, каталогов сотрудников и контрагентов, форума и чата. Основная часть экрана консоли составляется из виджетов – небольших блоков, выводящих динамически изменяющиеся данные (например, список последних заданий или звонков). Для корректной работы всех частей интерфейса необходимо использовать актуальные версии веб-браузеров с установленным плагином Flash Player 9.

Консоль управления в TeamWox позволяет организовать рабочее место сотрудника

Заметим, что организация работы в TeamWox во многом напоминает работу с обычным десктопным приложением – для выполнения операций запускаются отдельные новые окна, которые можно сворачивать и разворачивать, а также перемещать и изменять размер с целью организации рабочего пространства. Кроме того, в верхней части экрана всегда доступна информационная панель, на которую выводятся различные уведомления (о назначении заданий, наступлении дедлайнов по выполнению задачи, поступлении документов на согласование или почтовых сообщений к прочтению и так далее). При составлении текстов пользователю доступен визуальный редактор, поддерживающий основные элементы форматирования, вставку объектов (мультимедиа, документов, "карт разума" (Mind map), графиков и диаграмм), HTML-кода и запросов к базе данных. Во всех модулях TeamWox, кроме консоли и администраторского интерфейса, присутствует строка поиска, предоставляющая расширенные возможности по нахождению контента.

Функциональные возможности

TeamWox может использоваться в качестве замены нескольким корпоративным приложениям. Во-первых, решение выступает в своем основном качестве как средство организации совместной работы сотрудников в проектах. Для этого там есть соответствующие инструменты для назначения и контроля исполнения заданий с системой отчетности и базовой аналитики по полученным данным. Отчеты могут экспортироваться в распространенные форматы, включая формат MS Excel, XML, CSV и в виде PNG-изображения.

Загружать документы в хранилище файлов можно из других модулей TeamWox

Другой модуль под названием "Документы" отвечает за организацию электронного документооборота. Здесь пользователь может не только загружать те или иные файлы в свои личные папки, но и получать документы от других сотрудников компании, рецензировать и подписывать их, а также контролировать выполнение этих процессов на стороне получателей. В карточке документа поддерживается хранение сведений об авторе файла, ответственном сотруднике, организации, предназначении (например, "договор"), сроке действия, состоянии прохождения файла (отображение наличия подписи, отказа от подписи или отсутствия рассмотрения). Есть также версионность документов и история работы с ними (речь не идет о вики-технологиях, а только об протоколировании всех операций по изменение исходного файла). Загрузка файлов в хранилище производится как через веб-интерфейс (через Flash-загрузчик), так и путем перетаскивания с локальной папки компьютера (через расширение Google Gears). Все файлы из других модулей системы, например, из форумов и чатов, могут быть импортированы в "Документы" через соответствующий интерфейс. Еще одна привлекательная опция, реализованная в TeamWox, касается поддержки протокола WebDAV – он позволяет подключаться к хранилищу файлов непосредственно из операционной системы, добавив его как сетевой диск. В этом режиме поддерживаются стандартные операции над файлами, а также версионность.

Модуль документооборота в TeamWox имеет базовые функции

В составе TeamWox есть все необходимое и для организации полноценной CRM-системы. Так, в модуле "Почта" находится удобный веб-интерфейс для организации внешней и внутренней переписки по E-mail с возможностью делегирования полученных сообщений тому или иному сотруднику в зависимости от уровня его компетенции, а также с качественно реализованной системой фильтров. Они позволяют присваивать письмам метки организаций и контрагентов и отсеивать нежелательную почту (работает только с IMAP-транспортом).

Модули "Организации" и "Контакты" используются для ведения единой базы по всем клиентам компании с возможностью импорта и экспорта сведений в форматы резервных копий (импорт из CSV, экспорт в XML, CSV и HTML). В отчетах из "Организаций" можно увидеть, как распределяется нагрузка по отдельным менеджерам, оценить динамику поступления запросов, а также увидеть на интерактивной карте мира географию заказчиков.

Для взаиморасчетов существует отдельный модуль, в котором учет денежных поток осуществляется путем создания бухгалтерских книг по каждый проект и подшивки всех заключенных контрактов в электронном виде. Для упрощения и автоматизации работы можно применять шаблоны. Модули "Расчеты" и "Организации" являются интегрированными между собой, что позволяет просматривать из единой точки доступа всю историю выставленных счетов, проданных продуктов, произведенных операций, начисленных агентских вознаграждений по каждому из проектов. Собственная реализация модуля с функциями "клиент-банка" позволяет прямо из приложения организовать работу с платежами, контролируя их прохождение и привязывая их в автоматическом режиме к контрагентам во избежание возникновения нераспознанных транзакций. В настоящее время в TeamWox присутствует поддержка платежных систем Webmoney и PayPal, однако компании могут разрабатывать свои собственные плагины под нужные системы с помощью SDK.

В составе TeamWox есть все инструменты для CRM-системы

TeamWox может выступать и в роли ServiceDesk-решения. Помимо наличия в ней одноименного модуля, который обрабатывает поступающие внутренние и внешние заявки разных типов (обычные, жестко контролируемые), в том числе и с внешних страниц сайтов (за счет вставки формы запроса) и позволяет распределять все обращения по категориям (в зависимости от важности, продукта или услуги, по обслуживанию которого возник вопрос), в TeamWox присутствует чат и форум, позволяющие упростить процесс обработки и решения возникающих проблем.

Справочник контрагентов в TeamWox привязан к "Расчетам" и "Контактам"

Помимо этого, в TeamWox есть начальная функциональность ERP-системы. Под ней понимается управление учетом производимой и потребляемой продукции компании. Список товаров и услуг может быть импортирован и экспортирован в резервные копии или выгружен для дальнейшей работы в учетных системах или связан с модулем "Расчеты" в целях автоматизации бухучета на предприятии.

Управление системой

TeamWox предоставляет администратору системы достаточно удобный и функциональный интерфейс. В нем можно отслеживать состояние работы сервера, на котором установлен продукт, выставлять системные параметры (квота на загрузку файла, региональные настройки и так далее), проводить обновление системы и сертификата, назначать права доступа. Для добавления пользователей в систему можно использовать сканирование ActiveDirectory или загрузить список из CSV-файла.

В составе продукта есть и утилита для управления через консоль. В директории установки находится файл updater.exe, который может быть запущен с ключами стандартных команд сервера (запуск, остановка, перезагрузка, обновление, восстановление базы данных из резервной копии и тому подобное). Кроме того, консоль можно применять и для переноса системы – файл teamwox.exe также поддерживают работу с ключами, позволяя устанавливать/деинсталлировать сервис с выбранным логином, а также сбрасывать параметры учетной записи администратора для входа.

TeamWox представляет собой весьма гибкую в работу Groupware-систему для управления ресурсами предприятия. В целом можно заключить, что в ней на весьма высоком уровне реализованы функции CRM и СЭД (в случае транзакционного документооборота) и проектной работы в роли интранет-портала. Продукт достаточно прост в настройке и эксплуатации, а также может быть кастомизирован в соответствии с запросами компании за счет наличия SDK.

Скачать бесплатную версию (до 10 пользователей)

Программа дня

Антивирус Dr.Web для Windows

Антивирус Dr.Web для Windows от компании «Доктор Веб» обеспечивает многоуровневую защиту от всех типов вирусов системной памяти, файловой системы и всех сменных носителей.